転職サイトで求人に応募していざ面接・・・というときに都合が悪くなったり、他の企業に内定が決まってしまったりと、やむを得ない事情から面接辞退をする場合もあります。
せっかく企業の採用担当者に面接日を調整してもらったのに面接辞退をするのは失礼にあたるのではと、面接辞退を本当にしても良いのか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は面接辞退をする際の基本マナーと正しいメールの書き方をご紹介します。
転職サイトからの応募で面接辞退する時の基本マナー
面接辞退をする人は意外に多い
具体的な面接辞退の話に入る前に、
ということについて考える必要があります。
企業との面接を行う前には、
- 求人の応募する
- 書類選考を行う
- 書類選考の結果が分かる
- 面接日を決定する
など、転職者と企業の採用担当者との間である程度やり取りが行われます。
特に在職中に転職活動を行う場合、勤務との兼ね合いもあり、なかなか面接日の調整が大変という方も多いのではないでしょうか。
企業の採用担当者も当然、他の転職者との選考スケジュールや、その他の業務との兼ね合いもあるため、面接日を決めるということは、お互いのスケジュールを空けるということになります。
では、実際に面接辞退をする方はどのくらいいるのでしょうか。
出典：エン・ジャパン株式会社
こちらは、2015年にエン・ジャパン株式会社が運営する「エン 人事のミカタ」で転職者に対して行った結果です。
出典：エン・ジャパン株式会社
さらにどのタイミングで選考辞退をしたかどうかの問いに関しては、2012年は47％、2014年には53％が面接を受ける前の「面接辞退」をしたと回答。
企業側もすべての転職者がくることを想定していない場合も多く、書類選考ではほとんど落とさず、面接などである程度の人数を絞っているというところも。
面接辞退に対してはそれほど気にしていないという企業も多くあります。
ただ、
- 希望と合わない
- 他の企業への内定が決まった
など、選考の必要がないと感じた場合には、早めに辞退をするのも1つの手と言えます。
面接や選考には、転職者も企業の採用担当者にも労力や時間を使うものです。採用されても絶対に行かないと分かっている企業の面接に行ったところで、誰にも得にはなりません。
面接辞退の時の基本マナー
面接を辞退する時の基本的なマナーは大きく分けて4つあります。
- 辞退を決めたら早い段階で連絡する
- なるべく就業時間内に連絡する
- 辞退の理由はシンプルでOK
- 連絡手段は時と場合によって使い分ける
１．辞退を決めたら早い段階で連絡する
など悩むうちに前日や当日まで決断を先延ばししてしまう方もいます。
企業の採用担当者は他の転職者の兼ね合いを考えながら、スケジュールを決めています。
そのため、早い段階で面接辞退が分かっていれば、他の転職者との面接を入れたり、違う予定を入れたりと、面接辞退によって空いた時間を上手く活用しなおすことができます。
また、前日や当日の連絡だと、採用担当者がメールを確認していない可能性もあります。
２．なるべく就業時間内に連絡する
「メールだからあとで確認してもらえればいい」と転職者側は軽い気持ちで送ってしまいがちですが、就業時間外に送られてしまうと、採用担当者の確認が遅くなる場合があります。
ただし、在職中の転職活動で日中の連絡が難しい場合には、「夜分遅くに失礼します」などをメール冒頭に書き添えた上で送ることで、事情や誠意が伝わりやすくなります。
３．辞退の理由はシンプルでOK
内定辞退などの場合には詳しく理由を聞かれる場合もありますが、面接辞退ではそこまで詳しく聞かれることもないため、形式的に留めておくのが無難です。
４．連絡手段は時と場合によって使い分ける
という意見もよく聞きますが、転職サイトの応募で面接を行う場合、転職サイト上のメッセージのやりとりのみで完結する場合も多いため、電話でもメールでもどちらでも問題ありません。
ただし、面接辞退が当日や前日になってしまう場合には、採用担当者がすぐにメールを確認できない可能性もあるため、電話で伝えるのがポイントです。
無断キャンセルは論外！早めの連絡を心がけて
企業の採用担当者は貴重な時間を割いて、スケジュール調整や選考を行っています。
そうでなくても、いい加減な態度は業務上でも出やすくなってしまうもの。
面接辞退をするときの正しいメールの書き方
メールでも電話でも誠実さを忘れない
転職サイトからの応募の場合、基本的には転職サイト上のメッセージから面接辞退をする方も多いのではないでしょうか。
メッセージの方が休憩時間などを利用して気軽に送ることができるというメリットがあります。
転職サイトによっては、LINEなどのSNSツールのように相手がメッセージを読んだかどうかが分かる機能がつけられていることもあり便利です。
手段よりも、
- 早めに連絡する
- 謝罪の気持ちを言葉にする
など、誠意をもって連絡をとることが。
選考を辞退する場合のメール例文
まずは選考そのものを辞退する場合です。
メールの構成は基本的に
- 件名
- 宛名
- あいさつ文
- メールをした用件
- お詫びの言葉
- 締めの言葉
- 署名
です。
１．件名
まず件名です。
一目でメールの用件が分かるよう、件名には
- 面接辞退
- 名前
をきちんと入れるようにしましょう。
２．メールをした用件
そして次にメールをした用件についても触れておきましょう。
特に面接の約束をいつ取り付けていたか、具体的な日付を出すことで、採用担当者にも用件が伝わりやすくなります。
名前を言えばわかるだろうと思ってしまいがちですが、採用担当者は1日に何人もの転職者とのやり取りを行い、選考を行っています。
３．お詫びの言葉
そしてお詫びの言葉です。
一度面接日を決めた後に面接や選考を辞退する以上、少なからず相手に迷惑をかけてしまっています。
面接日の再調整を行う場合のメール例文
面接日の再調整を行う場合には、一度決めた面接日程を変更してもらわなくてはいけないため、再度スケジュールを提示する必要があります。
基本部分は変わりませんが、
- 面接日変更の希望の意思
- 面接候補日
を明確に伝えることが何よりも大切です。
面接候補日については、担当者の反応を見てから提示するのでも問題ありませんが、面接候補日を先に伝えておいた方がやり取りが少なくて済み、再調整がスムーズにいきます。
企業の採用担当者への配慮を忘れずに
人事担当だけでなく、現場の担当者など複数で面接を行う場合、面接に参加するすべての人のスケジュール調整が必須となります。
その他にも、面接を行うための部屋の確保や、資料の準備など、面接を行うために様々な業務が発生しています。
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転職サイトに面接辞退でよくある疑問
Q１．選考の進み具合によって面接辞退の方法は変わる？
面接辞退は基本的にはメールや電話でもどちらでもよく、早めに伝えておけばそこまで問題となることもないでしょう。
最終面接では通常、配属される部署の責任者や中小企業などの場合には社長と面接を行う場合があります。
その場合、内定を出す前提で話が進んでいることもあるため、メールだけで伝えてしまうと、マイナスなイメージを持たれることも。
Q２．面接辞退の理由は嘘をついてもOK？
- 他の企業に内定が決まった
- その前の選考で企業の印象が良くなかった
- 希望していた業務内容と異なっていた
など、企業側に伝えにくい理由で辞退をする場合、つい嘘をついてしまいたくなりますが、あくまで嘘をつかずに誠意のある対応をすることが大切です。
- 他の企業に内定が決まった
という場合には正直に言っても問題がないため、嘘をつかずに正直に答えましょう。
その他の伝えにくい理由がある場合には、詳しく理由を伝えるのではなく、
- 一身上の都合
- 諸般の都合
など、ぼかして伝えることが大切です。
Q３．体調不良の場合には面接を辞退するべき？
熱や咳などがある場合、面接に行くことでかえって風邪をうつしてしまい、迷惑をかけてしまう可能性もあります。
また、体調不良を隠して面接を行ったとしても、万全の状態ではないため、本来持っている力を発揮できないことも。
確かに体調管理をしっかりと行い、面接を行えるのがベストですが、必要な時に休むということも社会人として大切です。
まとめ
面接辞退の連絡を入れるのはなんとなく気が重く、無断キャンセルしてしまったという方もいますが、面接を辞退する場合にはなるべく早い段階で、きちんと連絡を入れるのがマナーです。
また、転職サイト上のメッセージやメールで連絡を行う場合、電話とは異なり文字だけで表現する必要があるため、機械的に送るのではなく、誠意を伝えることが特に必要となります。
件名やメール冒頭だけでも用件が分かりやすいよう、読みやすさを意識し、お詫びや感謝の言葉もしっかりと添えるようにしましょう。
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など、面接辞退に関わるあらゆる疑問も解説していくので、転職初心者の方必見です。