転職サイトで面接辞退するのはOK?面接辞退の基本マナーと面接を辞退するときの正しいメールの書き方

転職サイトで求人に応募していざ面接・・・というときに都合が悪くなったり、他の企業に内定が決まってしまったりと、やむを得ない事情から面接辞退をする場合もあります。

せっかく企業の採用担当者に面接日を調整してもらったのに面接辞退をするのは失礼にあたるのではと、面接辞退を本当にしても良いのか悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は面接辞退をする際の基本マナーと正しいメールの書き方をご紹介します。

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  • 選考の進み具合によって面接辞退の方法は変わる?
  • 面接辞退の理由は嘘をついてもOK?
  • 体調不良の場合には面接を辞退するべき?

など、面接辞退に関わるあらゆる疑問も解説していくので、転職初心者の方必見です。

転職サイトからの応募で面接辞退する時の基本マナー

面接辞退をする人は意外に多い

具体的な面接辞退の話に入る前に、

そもそも面接辞退はしてもOKなのか

ということについて考える必要があります。

企業との面接を行う前には、

  • 求人の応募する
  • 書類選考を行う
  • 書類選考の結果が分かる
  • 面接日を決定する

など、転職者と企業の採用担当者との間である程度やり取りが行われます。

特に在職中に転職活動を行う場合、勤務との兼ね合いもあり、なかなか面接日の調整が大変という方も多いのではないでしょうか。

企業の採用担当者も当然、他の転職者との選考スケジュールや、その他の業務との兼ね合いもあるため、面接日を決めるということは、お互いのスケジュールを空けるということになります。

そのため、企業の採用担当者に失礼にあたるのでは?と思い、面接辞退をするかどうかを迷う方もいます。

では、実際に面接辞退をする方はどのくらいいるのでしょうか。

出典:エン・ジャパン株式会社

こちらは、2015年にエン・ジャパン株式会社が運営する「エン 人事のミカタ」で転職者に対して行った結果です。

これまでの転職活動で選考辞退をしたことがあるかという問いに対して、2012年には86%、2014年には70%と、約7割以上が1回でも選考辞退を経験したことがあるという結果に。

出典:エン・ジャパン株式会社

さらにどのタイミングで選考辞退をしたかどうかの問いに関しては、2012年は47%、2014年には53%が面接を受ける前の「面接辞退」をしたと回答。

この結果から、意外にも面接辞退などの選考辞退をしている方は多いということが分かります。

企業側もすべての転職者がくることを想定していない場合も多く、書類選考ではほとんど落とさず、面接などである程度の人数を絞っているというところも。

面接辞退に対してはそれほど気にしていないという企業も多くあります。

だからと言って、面接辞退を積極的にしても良いということではなく、応募したからには最後まで責任をもって連絡をとる必要があります。

ただ、

  • 希望と合わない
  • 他の企業への内定が決まった

など、選考の必要がないと感じた場合には、早めに辞退をするのも1つの手と言えます。

面接や選考には、転職者も企業の採用担当者にも労力や時間を使うものです。採用されても絶対に行かないと分かっている企業の面接に行ったところで、誰にも得にはなりません。

無駄な労力をかけないためにも、面接辞退をする場合にはきちんとマナーをおさえた上で、早い段階で決断することが大切です。

面接辞退の時の基本マナー

面接を辞退する時の基本的なマナーは大きく分けて4つあります。

  1. 辞退を決めたら早い段階で連絡する
  2. なるべく就業時間内に連絡する
  3. 辞退の理由はシンプルでOK
  4. 連絡手段は時と場合によって使い分ける
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面接辞退をする前に基本的なマナーをおさえておきましょう。

1.辞退を決めたら早い段階で連絡する

まず辞退を決めたら早い段階で連絡することが大切です。
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どう連絡しよう・・・

など悩むうちに前日や当日まで決断を先延ばししてしまう方もいます。

ですが、当日や前日の辞退の連絡は基本的にNGです。

企業の採用担当者は他の転職者の兼ね合いを考えながら、スケジュールを決めています。

そのため、早い段階で面接辞退が分かっていれば、他の転職者との面接を入れたり、違う予定を入れたりと、面接辞退によって空いた時間を上手く活用しなおすことができます。

前日や当日の連絡になってしまうと、予定の変更が難しく、無駄なスケジュールを空けてしまうことになるため、なるべく避けるようにしましょう。

また、前日や当日の連絡だと、採用担当者がメールを確認していない可能性もあります。

面接辞退を決めたら早い段階で連絡することを心がけましょう。基本的には、面接の3日前には連絡するのがベターです。

2.なるべく就業時間内に連絡する

面接辞退の連絡は、なるべく就業時間内に連絡するようにしましょう。

「メールだからあとで確認してもらえればいい」と転職者側は軽い気持ちで送ってしまいがちですが、就業時間外に送られてしまうと、採用担当者の確認が遅くなる場合があります。

原則、就業時間内に送ることが大切です。

ただし、在職中の転職活動で日中の連絡が難しい場合には、「夜分遅くに失礼します」などをメール冒頭に書き添えた上で送ることで、事情や誠意が伝わりやすくなります。

日中に連絡できないからといって連絡を先延ばししてしまうよりは、早めに送った方が相手の予定も立てやすくなるため、臨機応変に対応しましょう。

3.辞退の理由はシンプルでOK

面接辞退の理由については、詳しく書かず「諸般の事情」などシンプルに書くだけでOKです。

内定辞退などの場合には詳しく理由を聞かれる場合もありますが、面接辞退ではそこまで詳しく聞かれることもないため、形式的に留めておくのが無難です。

逆に言い訳のように長々と辞退理由について語ってしまうことで、かえって誠意が伝わりにくくなることも。
採用担当者が知りたいことは、あくまで「面接辞退」の意思です。簡潔でシンプルに書くようにしましょう。

4.連絡手段は時と場合によって使い分ける

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面接辞退は絶対電話!

という意見もよく聞きますが、転職サイトの応募で面接を行う場合、転職サイト上のメッセージのやりとりのみで完結する場合も多いため、電話でもメールでもどちらでも問題ありません。

電話の方が誠意は伝わりやすくなりますが、電話だと採用担当者が不在だった場合、取り次ぎにかえって時間をかけてしまうこともあります。
メールでも電話でもどちらにしても、なるべく早い段階で面接辞退の申し出ができるよう、利用しやすい連絡手段をとることが大切です。

ただし、面接辞退が当日や前日になってしまう場合には、採用担当者がすぐにメールを確認できない可能性もあるため、電話で伝えるのがポイントです。

一番大切なことは相手に対しての誠意なので、時と場合によって、連絡手段は使い分けるようにしましょう。

無断キャンセルは論外!早めの連絡を心がけて

面接辞退の連絡は気が重たくなってしまいがちですが、無断キャンセルは当然NGです。

企業の採用担当者は貴重な時間を割いて、スケジュール調整や選考を行っています。

選考の機会を与えてくれたからには誠意をもって最後まで対応するのが社会人としてのマナーです。
「もう関わることもない企業だからいいや・・・」と思っていても、「実は転職先の企業で関わりがあった」など、意外なところで繋がる可能性もあります。

そうでなくても、いい加減な態度は業務上でも出やすくなってしまうもの。

社会人としてのマナーとして、無断キャンセルはせず、きちんと最後まで誠意をもって対応するようにしましょう。

面接辞退をするときの正しいメールの書き方

メールでも電話でも誠実さを忘れない

転職サイトからの応募の場合、基本的には転職サイト上のメッセージから面接辞退をする方も多いのではないでしょうか。

メッセージの方が休憩時間などを利用して気軽に送ることができるというメリットがあります。

転職サイトによっては、LINEなどのSNSツールのように相手がメッセージを読んだかどうかが分かる機能がつけられていることもあり便利です。

メールにしろ、電話にしろ、どの手段をとる場合にも忘れていけないのは誠実さです。
機械的に送ってしまうと誠意が上手く伝わらない可能性もあります。

手段よりも、

  • 早めに連絡する
  • 謝罪の気持ちを言葉にする

など、誠意をもって連絡をとることが。

選考を辞退する場合のメール例文

まずは選考そのものを辞退する場合です。

メールの構成は基本的に

  1. 件名
  2. 宛名
  3. あいさつ文
  4. メールをした用件
  5. お詫びの言葉
  6. 締めの言葉
  7. 署名

です。

特に大切なのが件名とメールをした用件、お詫びの言葉となります。

1.件名

まず件名です。

一目でメールの用件が分かるよう、件名には

  • 面接辞退
  • 名前

をきちんと入れるようにしましょう。

転職サイトのメッセージによっては、LINEのような形式で件名が入れられない場合もありますが、メッセージの冒頭には変わらず、どんな用件で誰が連絡してきたのかが分かるように入れることが大切です。

2.メールをした用件

そして次にメールをした用件についても触れておきましょう。

特に面接の約束をいつ取り付けていたか、具体的な日付を出すことで、採用担当者にも用件が伝わりやすくなります。

名前を言えばわかるだろうと思ってしまいがちですが、採用担当者は1日に何人もの転職者とのやり取りを行い、選考を行っています。

そのため、名前だけでなく、明確な日付と時間を示すことで、採用担当者がメッセージをさかのぼって確認する手間がなくなります。

3.お詫びの言葉

そしてお詫びの言葉です。

一度面接日を決めた後に面接や選考を辞退する以上、少なからず相手に迷惑をかけてしまっています。

そのため、言い訳などはせず、誠心誠意、謝罪の言葉を述べましょう。
また、電話ではなく、転職サイト上のメッセージやメールなどで連絡しても問題はありませんが、電話の方がより丁寧な印象を与えます。
担当者によっては、「メールだけで済ませようとしているなんて失礼だ」と思われる可能性もあるため、「メールでの連絡となり大変申し訳ありません」と、一文付け加えておくだけでも、誠意が伝わりやすくなります。

面接日の再調整を行う場合のメール例文

面接日の再調整を行う場合には、一度決めた面接日程を変更してもらわなくてはいけないため、再度スケジュールを提示する必要があります。

面接日を変更せざるを得ないことをきちんとお詫びし、それでも選考を受けさせてもらいたいという意思表示をすることが大切です。

基本部分は変わりませんが、

  • 面接日変更の希望の意思
  • 面接候補日

を明確に伝えることが何よりも大切です。

面接候補日については、担当者の反応を見てから提示するのでも問題ありませんが、面接候補日を先に伝えておいた方がやり取りが少なくて済み、再調整がスムーズにいきます。

候補日を伝えるときのポイントは少なくとも第三希望までは伝えるようにし、なるべく時間にも幅を持たせましょう。

企業の採用担当者への配慮を忘れずに

面接辞退は少なからず、採用担当者や企業側に迷惑をかけてしまうことになります。

人事担当だけでなく、現場の担当者など複数で面接を行う場合、面接に参加するすべての人のスケジュール調整が必須となります。

その他にも、面接を行うための部屋の確保や、資料の準備など、面接を行うために様々な業務が発生しています。

面接辞退はよくあることだからと言っていい加減に連絡するのではなく、社会人としてのマナーを守り、採用担当者への配慮を忘れずに、誠実に対応するよう心がけましょう。

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転職サイトに面接辞退でよくある疑問

Q1.選考の進み具合によって面接辞退の方法は変わる?

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A.選考の進み具合によって面接辞退の重みが変わる場合があるため、メールではなく電話で連絡を行った方が良いこともあります。

面接辞退は基本的にはメールや電話でもどちらでもよく、早めに伝えておけばそこまで問題となることもないでしょう。

ただし、最終面接の場合には注意が必要です。

最終面接では通常、配属される部署の責任者や中小企業などの場合には社長と面接を行う場合があります。

その場合、内定を出す前提で話が進んでいることもあるため、メールだけで伝えてしまうと、マイナスなイメージを持たれることも。

もう関わることがないと思っていても、同じ業界の企業に勤める限り、業務上で関わることもないとは言えないため、最終選考などある程度選考を行った後に辞退する場合には、電話で連絡した方が良いでしょう。
どうしてもメールでしか連絡ができない場合には、その旨をきちんと記載した上でお詫びの言葉を添えることが大切です。

Q2.面接辞退の理由は嘘をついてもOK?

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A.面接辞退の理由は正直に伝えるか「一身上の都合」などと伝えるようにしましょう。
  • 他の企業に内定が決まった
  • その前の選考で企業の印象が良くなかった
  • 希望していた業務内容と異なっていた

など、企業側に伝えにくい理由で辞退をする場合、つい嘘をついてしまいたくなりますが、あくまで嘘をつかずに誠意のある対応をすることが大切です。

  • 他の企業に内定が決まった

という場合には正直に言っても問題がないため、嘘をつかずに正直に答えましょう。

その他の伝えにくい理由がある場合には、詳しく理由を伝えるのではなく、

  • 一身上の都合
  • 諸般の都合

など、ぼかして伝えることが大切です。

こう答えることで、嘘をつかなくても面接辞退の旨を伝えることができます。
それでも詳細な理由について突っ込まれてしまう場合には、面接辞退をする理由を答える義務はないため、「お答えできません」と伝えてOKです。

Q3.体調不良の場合には面接を辞退するべき?

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A.体調不良の場合には面接にはいかず、採用担当者と面接日の再調整のお願いをしましょう。
面接に行くかどうかの判断に悩むのが「体調不良」です。
体調不良だと伝えることで、自己管理ができていないと思われるのではないかと考え、無理に面接に行こうとする方もいますが、体調不良を隠して面接に行くのはNG。

熱や咳などがある場合、面接に行くことでかえって風邪をうつしてしまい、迷惑をかけてしまう可能性もあります。

また、体調不良を隠して面接を行ったとしても、万全の状態ではないため、本来持っている力を発揮できないことも。

確かに体調管理をしっかりと行い、面接を行えるのがベストですが、必要な時に休むということも社会人として大切です。

何度も体調不良で休んでしまうのは論外ですが、体の不調を察知したら、なるべく早い段階で面接日の再調整の打診を行うようにしましょう。
また、体調は戻っていても声が出ないなど、面接時に何かしらの問題がある場合には、面接前に自己申告することも大切です。
「声が出にくいので聞き取りづらくなってしまう可能性があります」など一言伝えておくだけでも印象は大きく異なります。
teacher
体調不良の場合にはまずしっかりと治すことを優先しましょう。

まとめ

面接辞退の連絡を入れるのはなんとなく気が重く、無断キャンセルしてしまったという方もいますが、面接を辞退する場合にはなるべく早い段階で、きちんと連絡を入れるのがマナーです。

電話でもメールでも、どちらでも良いので、面接日の3日前には連絡を入れるようにしましょう。

また、転職サイト上のメッセージやメールで連絡を行う場合、電話とは異なり文字だけで表現する必要があるため、機械的に送るのではなく、誠意を伝えることが特に必要となります。

大切なことは、採用担当者への配慮を忘れないということです。

件名やメール冒頭だけでも用件が分かりやすいよう、読みやすさを意識し、お詫びや感謝の言葉もしっかりと添えるようにしましょう。

teacher
面接辞退の連絡はしにくいものですが、誠意が伝わればOKです。最後まできちんと対応を行うようにしましょう。

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