転職のメール返信のポイントは9つ！すぐ使える正しい返信方法とマナーを徹底解説

転職活動をしているなかで、必ず出てくるのが企業とのメールのやりとりです。電話とは異なり、やりとりの履歴を残すことができるメールは、様々なシチュエーションで使うことになります。

• 履歴書の提出
• 面接日の調整・変更
• 選考結果に対するお礼
• 内定の承諾・保留

など、転職活動で応募企業とメールをする機会は意外にも多いものです。

企業の採用担当は、メールから応募者の印象を判断することもあります。

そのため適当に返信してしまうと「この人にはビジネスマナーがないんだな」と、悪い印象を与えてしまい採用に悪影響を与えてしまう原因になります。

メールの内容次第で、応募者の印象が決まることもあると考えると、メールも転職活動の大事な要素になっていると言えるでしょう。

「悪影響を与えず、企業からのメールに的確に返信するには、どのようなポイントを意識すれば良いのでしょうか？」

そこで今回は、企業からのメールに返信する際のポイントを解説します。シチュエーション別の例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

転職のメール返信9つのポイント

応募企業と初めてコミュニケーションをとることになるのが、メールです。履歴書とは異なり、人間味が出やすいメールは、採用担当への印象を左右する大事なものと言えます。

適当な文章で返信したり、テンポの悪いやりとりをしていると、社会人として悪い印象を与えてしまいかねません。職種によっては、クライアントとメールのやりとりを頻繁に行うこともあるはずです。

メールで悪い印象を与えることにメリットは1つもありません。転職活動に悪影響を与えないためにも事前にメールの返信マナーを把握しておきましょう。

ここからは、転職のメール返信で意識するべき9つのポイントを紹介します。

1．返信は24時間以内にする

企業からのメールには、迅速に回答するようにしましょう。連絡が遅くなることに、悪い印象を持つ人はいますが、素早い対応にマイナスイメージを持つ人はいません。

応募企業から回答期限が設けられている場合、期限ギリギリまで回答を保留する人もいるでしょう。

しかし、期限日まで採用担当を待たせるのは、あまり良い行動とは言えません。回答期限よりも早めの返信を心がけてください。

現職が忙しくて明確な返事がすぐにできないこともあります。

もしも回答を保留したい場合や、すぐに内容を確定できないような場合は「〇〇日までに返信します。」という内容を送信するようにしましょう。

またメールを返信する時間は、企業の就労時間内にするのがベターです。

就労時間内であれば採用担当もメールの確認をしやすく、次の予定を立てやすくなります。返信が遅くなると「この人は夜型の人間なのか？」「社会人マナーがない人なのかな？」という悪い印象を与えてしまうリスクがあります。

万が一、返信が深夜になってしまう場合は、送信日時を指定できる「予約機能」を活用するようにすることをおすすめします。

2．メールの件名は変更しない

メールを返信する際は「Re:がついたまま」の状態にするようにしましょう。

人によっては「このマークは削除した方が良いよな」と感じると思いますが、採用担当からすると「Re:」がついていた方が分かりやすくなります。

1日に何人もの応募者とやりとりする採用担当は、件名で「誰から何が送られてきているのか」を判断したいと思っているはずです。

しかし何度もメールでやりとりを行なっていると件名の先頭に「Re:」が沢山ついて文章が隠れてしまいます。

転職志望者が適度に件名を編集することで、採用担当のストレスを減らすことができます。

この点も社会人マナーとして好感触になるので、少しでも良い印象を与えるために実行していきましょう。

3．引用された本文は削除しない

メールの返信機能を使うと、企業から送られてきた本文が自動で引用されます。「この文章は削除した方が良いよな」と感じる方も多いと思いますが、文章は引用したまま残すようにしてください。

電話ではなくメールでやりとりをする理由の1つに、「履歴が残る」というメリットがあります。今までにどのようなやりとりをしてきたのかを、すぐに把握することができるのはメールならではの特徴です。

採用担当からしてみても、すぐに過去の内容が確認したいはずです。

何人もの応募者とやりとりをしていると「この人が返信してきた理由はなんだっけ？」と本文を見直したくなるものです。

元の文章が残っていれば、履歴を確認しながら返信文を考えることができます。引用文が残っていないと、個別にメールを開かなければいけません。

メールのやりとりが多い採用担当からすると、個別にメールを開くのは多きなストレスになるでしょう。

4．転職活動用のフリーメールアドレスを使う

転職活動で現職で使っている会社用のメールアドレスでやりとりするのは、社会人マナーとしてよくありません。

転職活動では個人のメールアドレスを使うのが一般的です。しかし人によっては、転職活動に望ましくないメールアドレスを使っている方も少なくないでしょう。

「〇〇.kawaii@〇〇.jp」などのメールアドレスは使用を控えた方が良いです。

自分のメールアドレスが相応しくないと感じるなら、無料で使用できる「フリーメール」を活用して転職活動用のメールアドレスを取得すると良いでしょう。

有名なフリーメールサービスは「Gmail」です。手軽に即作成できるので、これから転職活動を行う方は専用のメールアドレスを取得しておきましょう。

フリーメールは、希望するアドレスが必ず取得できるわけではありません。その際は極力シンプルで分かりやすいアドレスにしておくことをおすすめします。

自分でも覚えやすいメールアドレスにしておけば、急にアドレスを聞かれた際もすぐに対応することができます。

5．敬語のミスに注意する

メールを返信する際に「丁寧な言葉で返さなくちゃ」という意識から、間違った敬語を使ってしまう方も少なくありません。

しかし間違った敬語を連発してしまうと、採用担当者に社会人としての未熟さがバレてしまいます。

よくある間違った敬語には、

• NG ご苦労様です：OK お疲れ様です
• NG 了解しました：OK 承知しました
• NG お世話様です：OK お世話になっております
• NG 頂戴できますか？：OK 伺ってもよろしいでしょうか？
• NG おられますか？：OK いらっしゃいますか？

などがあります。その他「役職名」に「様」をつけてしまったり「よろしかったでしょうか？」と回りくどい間違った敬語を使う方も多いです。

世の中には間違った敬語が蔓延しているため、使っている本人からすると違和感がないでしょう。

敬語は社会人に最低限必要なスキルです。採用担当にとっては転職志望者の敬語スキルを判断する材料にもなります。

言葉使いには細心の注意を払って、面接官に悪い印象を与えないようにしましょう。

6．本文は結論を最優先する

忙しい採用担当へメールを返信する場合は「結論を最優先した文章」を意識すると良いでしょう。「この度は誠にありがとうございます。〜〜〜」と前置きを長々と書いてしまう方は多いです。

採用担当からすると「本題はどこにあるんだろう？」と画面を凝視する必要があります。

例えば、結論が「面接の希望日時」というシンプルな内容にも関わらず、長文が続いていたら面倒に感じてしまうでしょう。

必要最小限の挨拶と結論のみの文章なら、採用担当に不快な思いをさせることはありません。

7．本文は改行と段落分けで見やすくする

「短い文章だし、そのまま送ればいいや。」

と、改行や段落分けをしないまま返信文を送信してしまうのは良くありません。

スマホの画面はPCと比べて非常に小さいため、視線を動かさなくても文章を読むことができます。

しかし画面の大きなPCで長文を書いてしまうと頭を左右に動かす必要が出てきます。採用担当からすると「読みづらい」と直感的に感じることでしょう。

PCでも読みやすい文章にするには、

• 1文25文字程度にする
• 改行を入れる
• 3行から4行ごとに段落を分ける

などの工夫をするのがおすすめです。

このポイントを意識してメールを作成することで、採用担当へのストレスを減らすことができます。今まで改行や段落分けをしたことがなかった方は、一度これらの点を意識して本文を作ってみてください。

メールの文章構成をしっかりできるようになると、転職活動以外でも大きな役に立ちます。

8．文字の装飾はNG

転職活動に関するメールのやりとりでは、

• 絵文字
• 顔文字
• 太字
• ハイライト
• テキストのカラーチェンジ

などを使用するのは、カジュアルなイメージを与えてしまうため良くありません。

応募企業が文字装飾をしていたとしても、転職志望者が文字装飾して返信するのはやめた方が良いでしょう。

「重要な情報だから太字にしておこう。」

という発想自体は間違ってはいませんが、採用担当によっては、ネガティブな印象を持つ方も少なからずいます。

またメールの文字装飾は、閲覧するPCの機種やブラウザの種類によって表示されないなどの不具合を起こしてしまう原因にもなります。

重要な項目を太字にしたために、先方が確認できなくなるリスクがあるということです。

メールを返信する際は、ノーマルなテキストのみを使用するようにしましょう。

9．本文の締めは必ず署名する

企業に対してメールを送信する際は、締めに必ず「署名」を入れてください。

署名に必要な項目は、

• 氏名
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス

です。

また、本文と署名を明確に分けるために「－」を使用するのもポイントです。

例

－－－－－－－－－－
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
－－－－－－－－－－

このように本文と明確に違うことが分かるようにしておけば、採用担当からしても「この人は最低限のマナーを理解しているな」と思ってもらうことができるでしょう。

難しい漢字や難解な氏名の方は「氏名（ひらがな）」のように、かなをふっておくと良いでしょう。

また住所を入力する際は、郵便番号も必ず記載するようにしてください。

「メールだからいらないでしょ？」

という気持ちは分かります。しかし、怠惰な気持ちは採用担当にも伝わってしまいます。

署名に関しても、慎重かつ丁寧に作っておくことが大切です。毎回、署名を入力するのが面倒な方は、PCのメモ帳などにテンプレートとして署名を保存しておくことで、効率化することができます。

転職活動で応募企業からのメールに返信する際は、意外にも多くのポイントに注意を払う必要があります。

コミュニケーションツールであるメールで、気を抜いてしまうと採用担当にネガティブな印象を与えます。入社後にクライアントとメールでやりとりするような職種の場合は、特に重要ということを覚えておいてください。

ここで紹介した項目は、社会人として最低限守るべきことと言えます。ライバルの多い転職市場で不利にならないためにも、メールでのコミュニケーションスキルを身につけていきましょう。

シチュエーション別メールの返信方法（例文）

ここからは、転職活動のシチュエーション別に具体的な例文を解説していきます。

転職活動をしている中で、同じような場面に遭遇することは少なからずあります。企業にメールを返信する際に、粗相のないようにポイントを踏まえた例文を参考にしてみてください。

面接の日程調整・変更

企業から面接に関する日時の打診を受けた時のメールの返信例です。

転職活動の中でも、よくあるシチュエーションと言えます。ここでは採用担当に失礼のない返信方法を紹介します。

企業から送られてきた面接候補日に返信する場合

企業から提示された日時に返信する際のポイントは、

• お礼を述べる
• 日時はコピー＆ペーストでミスのないようにする

ということです。

転職活動で面接の機会を設けてくれたことに関する感謝は、内容の邪魔にならないようシンプルかつ短文で表現します。

また誤った日時を入力してしまうと、採用担当を困惑させてしまうので、企業から送られてきたメールの日時をコピーして本文にペーストするようにしましょう。

また提示された日程であっても、先方の都合によって急遽変更になることもあります。そのため予め「希望日」として、複数の日時を返信することをおすすめします。

自分から日時を提示する際の例文

企業に対して日時を指定するメールを送る際のポイントは、

• 希望日を最低4つ以上記載
• 希望日の時間は細かく記載

ということです。

こちらから希望日を提示する場合は、企業側に多くの選択肢を与えるようにしてください。

また希望日に対しては、開始時間と終了時間を記載するようにしましょう。「何時まで」という情報を入れておかないと、現職との都合がつかなくなってしまうリスクがあります。

転職の面接では、人事部だけでなく役員や社長自らが立ち会うこともあります。

そのため多忙な方々のスケジュールにも対応できるように、万が一日程が合わない場合は、再調整することも伝えておくようにしてください。

確定した面接日程を変更する際の例文

確定していた面接日程を変更する際のポイントは、

• 先に電話をする
• 謝罪の文を入れる
• 希望日は最低でも4つ以上記載

ということです。

一度確定した日程を変更する場合、どんな理由であれ企業側にはネガティブな印象を与えてしまいます。

日程変更の文章には、必ず謝罪文を記載しましょう。希望日は少なくとも4つ以上にすることで、企業側が被る作業を、最小限にすることも忘れないでください。

面接当日の遅刻・キャンセル

転職活動の面接では遅刻、キャンセルともにあってはならないことです。

しかし状況によっては、そのような処置をしなければならないこともあるでしょう。ここでは面接に、遅刻またはキャンセルする際の例文を紹介します。

面接当日に遅刻してしまう場合の例文

遅刻する旨を伝える際のポイントは、

• 謝罪文を入れる
• 事前に電話をする
• 何分遅刻するのか伝える

ということです。

また、どれくらい遅刻してしまうのかを明記することも大切です。

明記できない状況の場合は、正直に伝えるようにしましょう。遅刻する理由については、全てを明らかにすると悪い印象になることもあるので「諸事情」とする方が無難です。

面接当日にキャンセルする際の例文

面接を当日にキャンセルする際のポイントは、

• 事前に電話をする
• 謝罪文を入れる
• 理由を明記する

ということです。

当日になって面接をキャンセルするということは、極力避けたいものです。しかし、場合によっては仕方なくキャンセルしなければならないこともあるでしょう。

事前に電話で連絡したこと、なぜキャンセルしなければならないのかは、明確に記載しておきましょう。謝罪文を入れることも忘れないでください。

面接後のお礼

面接後は感謝の意味を込めて、お礼のメールをするのも良いでしょう。

必ずしもお礼のメールを送る必要はありませんが、誠意を持って対応することをアピールすることができます。ここでは面接後のお礼メールの例文を紹介します。

面接後のお礼メールを送る際のポイントは、

• 具体的に嬉しかったこと
• なるべく早くメールを送る

ということです。

お礼のメールを送る際は、面接で採用担当が話してくれた具体的な内容について触れるようにしましょう。

また、すぐに採用が決まることもあるので、お礼のメールは早めに送っておくことも大切です。

感謝の気持ちを伝えるには「具体的にどんなところが共感できたのか」という点を意識すると良いでしょう。

履歴書の提出

企業から、履歴書をメールで添付するように指示されることもあります。

この際は、履歴書をPDF形式に変換して送るようにしてください。ここでは履歴書を添付して返信する際の例文を紹介します。

履歴書をメールで提出する際のポイントは、

• 資料はPDFに変換
• 添付が完了しているかチェック

するようにしましょう。

企業側からファイルの種類を指定されない場合は、PDF形式にするようにしてください。PDF以外のファイル形式にすると、正常にファイルが開けなくなることがあります。

選考辞退

転職活動中に、第一志望の企業から内定をもらえた場合や、他の企業への転職が決まることもあります。

その際は、選考中の企業へ辞退の連絡をしなければなりません。ここでは選考辞退のメールの例文を紹介します。

選考辞退のメールのポイントは、

• 辞退の理由を明かす必要はない
• 謝罪文を入れる

ということです。

選考辞退の理由を「他社から内定がもらえたため」と正直に述べることに、特別メリットはありません。採用担当として必要な情報に絞って、文章を作るようにしましょう。

ただし、貴重な時間を割いて面接の機会を作ってくれたことは事実です。

内定保留

転職活動では、複数の企業に応募するのが一般的です。しかし返事が来るタイミングは、企業によって異なります。

第一志望の返事を待っている最中に、他の企業から内定をもらえることもあるでしょう。ここでは内定保留のメールの例文を紹介します。

• 期日は長くても1週間以内にする

ということです。

企業が早急に社員を募集している場合、保留の意志を伝えると、内定を取り消されてしまうこともあります。

内定承諾

最後に転職活動で、最も嬉しい時でもある「内定承諾」のメールに返信する際の例文を紹介します。喜びのあまり社会人マナーのない文章を送ってしまわないように、注意してください。

内定を承諾する際のポイントは、

• 迅速な返信
• その他の企業へ選考辞退の連絡

などがあります。

また内定を承諾する際は、他の応募企業への選考辞退の連絡も必ずするようにしましょう。

連絡をせずにフェードアウトするのは、社会人として非常識とみなされトラブルになる可能性があります。それぞれの企業に対して適切な対応を忘れないようにしてください。

まとめ

今回は転職活動における、メールの返信方法について紹介しました。

コミュニケーションツールの1つである「メール」は、対応の仕方が採用に少なからず関わっています。

社会人として踏まえるべき9つのポイントが守れていないと、採用担当にネガティブな印象を与えてしまうこともあるでしょう。

メールを送る際のマナーとしては、

• 返信は24時間以内にする
• メールの件名は変更しない
• 引用された本文は削除しない
• 転職活動用のフリーメールアドレスを使う
• 敬語のミスに注意する
• 本文は結論を最優先する
• 本文は改行と段落分けで見やすくする
• 文字の装飾はNG
• 本文の締めは必ず署名する

などを意識することを忘れないようにしましょう。

またシチュエーション別に、具体的なメールの例文も紹介しました。状況によって、企業に伝えるべき情報は違ってきます。どんな場面でも社会人として失礼のないように努めることが重要です。

社会人マナーに則ったシンプルで分かりやすい文章を心がけて、転職活動を有利に進められるようにしましょう。