転職サイトの応募メールに返信するべき？しないべき？知らないと恥をかく！メールの基本マナーとパターン別メール例文集

気になる求人に応募した際に悩むのが、企業へのメールの返信。転職サイトでは応募から実際に面接を行うまでの期間はほとんどメールでのやり取りが多くなるため、メールへの返信にも1つ1つ気を遣うものです。

今回は、転職活動を始める前に知っておくべき転職サイトでのメールの基本マナーをご紹介します。

• 応募のお礼に対するメールはした方が良い？
• 応募してから返信がない場合には？

など気になるポイントごとに解説していきます。

初めての転職の方やメールの返信に自信がない方は、転職活動を始める前にしっかりとメール返信の基礎を学んでおきましょう。

転職活動を始める前に知っておきたい転職サイトのメールの基本マナー

転職活動は基本的にメールでのやりとりが多い

転職活動で履歴書の書き方や面接などに向けて準備をする方も多いと思いますが、転職サイトのメールの基本的なマナーをしっかりとおさえていますか？

メールの返信なんてそんなに重要ではないんじゃないの？

と思ってしまいがちですが、転職活動では応募から面接までは基本的にメールでのやり取りが多く、メールの返信の仕方をおさえておく必要があります。

• どれだけ相手を意識してメールを送れているのか
• 基本的なビジネスマナーを理解しているのか

など、直接選考には関係がないところでも、転職者の人柄やマナーを見られていることもあります。

メールの基本マナー

メールの基本マナーとして、7つのポイントがあります。

1. 返信はなるべく24時間以内に
2. 社名・担当者名は正式に
3. 件名は分かりやすく
4. 誤字脱字には要注意
5. 署名は必ず入れておく
6. ビジネス用メールは必須
7. メール文面は読みやすさを意識

それではまず1つ1つのポイントを見ていきましょう。

１．返信はなるべく24時間以内に

企業の採用担当者は、求人の募集が掲載されると同時に多くの転職者にメールを送り、選考を行っています。

転職者のプロフィールを見た時点で、担当者はある程度転職者の優先順位をつけている場合も多いですが、「返信が遅い＝志望度が低い」とみなされ、選考を行う前にマイナスイメージとなってしまうことも。

また、休日をはさむ場合にも注意が必要です。

企業にもよりますが、メールが職場のパソコンでしか見れない場合もありますが、社用携帯でいつでもメールを確認できる場合があります。

24時間以内に返さなきゃ！

と焦ってメールを返してしまうことで、採用担当者の負担になってしまうこともあります。

ただ、企業によっては休日も選考を進めているところもあります。

２．社名・担当者名は正式に

企業によっては最後の署名欄に略して記載しているところもありますが、それを真似し略してしまうのは失礼にあたります。

また、採用担当者が誰かわかっている場合には、「人事担当　〇〇様」など、担当者名をきちんと記載することも大切です。

３．件名は分かりやすく

採用担当者は1日に何通ものメールを見ています。

自分からメールを送る際には、「用件（名前）」を入れておくと良いでしょう。

よく「Re：」を消してしまったり、件名をわざわざ変えてしまう方もいますが、企業側が一目見て、「この内容に対する返信が来た」と分かるのがベストです。

４．誤字脱字には要注意

当然のことながら、誤字・脱字には要注意です。

転職サイトでは携帯から簡単に求人の応募ができ、メールの返信ができてしまいますが、いつでも返せるからこそ、気が緩みやすいもの。

メール1つで信用を失ってしまうこともないとは言い切れません。

５．署名は必ず入れる

転職サイトでは必要ないと思いがちですが、署名を入れることはメールの基本マナーです。

きちんと正式な形で送ることで、好印象に映ることもあります。

この時、現在勤めている会社名を入れる必要はありません。

いつものクセで会社名を入れてしまった・・・

６．ビジネス用メールは必須

転職サイトに届いたメッセージは登録したメールアドレスに通知が来ます。

メールアドレス自体で評価が変わることはあまりありませんが、「love」などの言葉や好きなアーティスト名などが入っていると、幼稚な印象を与えてしまいます。

また、複雑なメールアドレスもNGです。特に面接後の結果を送る際に使用する場合、面接中に口頭でメールアドレスを確認されることもあります。

７．メール文面は読みやすさを意識

長々とあいさつ文が続いたり、改行があまりにもないと、メールの内容が分かりにくく、読み飛ばされてしまう可能性もあります。

相手を意識した文章を書けているかが重要

採用担当者は1日に何通ものメールを確認し、転職者とやり取りをしています。

そのため、常に相手を意識したメールを心がけることが何よりも大切です。

転職サイトごとにメールの形式も異なる

たとえば、マイナビ転職では従来のメール機能と同じく1つ1つメールを開封するようになっていますが、エン転職ではLINEなどのように、画面をスクロールすれば今までやり取りしてきたメールの内容をまとめて確認することができます。

→利用をおすすめする転職サイトランキングはこちら。

おさえておくべき！パターン別メール返信例文集

具体的にどんなメールを送ればいいの？

送りたいメールの内容によっても異なります。ここからは、基本のメール構成とパターン別のメール返信例を解説します。

基本のメール構成

メールの基本構成は

1. 件名
2. 宛先
3. あいさつ文
4. 本題
5. 締めの言葉
6. 署名

の6つです。

この基本のメール構成をもとに、それぞれのパターンにあわせたメール例文を解説します。

１．応募返信メール

応募した際に、採用担当者からお礼のメールや今後の流れを伝えるメールが届くことがあります。

お礼メールは一般的にテンプレートが決まっていることが多く、採用担当者が「確かに応募を確認しました」という意味合いで送っていることが多いのです。

メールを返した方が

• 「気遣いができる」
• 「ビジネスマナーが備わっている」

と好印象になる場合もあります。

しかし、採用担当者は1日に何人もの転職者とやり取りを行っているため、1つでもメールの確認を減らしたいと考えていることも。

２．面接日調整メール

書類選考が終わり、面接日を決めるメールが届く際、企業から面接予定日を提示される場合と、転職者に面接希望日を送る場合があります。

３．問い合わせメール

書類選考の結果は通常1週間程度で知らされます。

企業によっては、書類選考で落ちてしまった場合にはメールを送ってこないところもあります。

ある程度のマナーさえ守っていればOK

もちろん形式を意識することも大切ですが、あまりかたくなりすぎず、ある程度のマナーさえおさえておけば、採用担当者にきちんと気持ちを伝えることができます。

自分の言葉で返した方がかえって丁寧さや一生懸命さが伝わることもあります。

転職の応募に関するQ＆A

応募返信メールで印象はどのくらい変わる？

企業から来たメールには絶対返さなきゃ！

と思う方もいますが、採用担当者側はあまり気にしていないこともあります。

選考辞退や面接欠席はメールで大丈夫？

選考が進んでしまっている以上、途中で選考を辞退する場合には、企業に迷惑がかかる可能性もあるため、電話できちんと伝えるようにしましょう。

就業時間内にメールが送れない場合には？

「就業時間外のご連絡となり、大変申し訳ありません」と一言添えて連絡することで担当者からの印象も変わります。

まとめ

転職サイトでの応募後のやり取りは基本的にメールで行うことが多いです。

1. 返信はなるべく24時間以内に
2. 社名・担当者名は正式に
3. 件名は分かりやすく
4. 誤字脱字には要注意
5. 署名は必ず入れておく
6. ビジネス用メールは必須
7. メール文面は読みやすさを意識

また、応募の返信メールや面接調整のメールなど、送る内容によってもおさえるべきポイントが異なります。

それぞれの例文を参考に、選考までのやり取りを円滑に進めましょう。