転職サイトの応募メールに返信するべき?しないべき?知らないと恥をかく!メールの基本マナーとパターン別メール例文集

気になる求人に応募した際に悩むのが、企業へのメールの返信。転職サイトでは応募から実際に面接を行うまでの期間はほとんどメールでのやり取りが多くなるため、メールへの返信にも1つ1つ気を遣うものです。

今回は、転職活動を始める前に知っておくべき転職サイトでのメールの基本マナーをご紹介します。

  • 応募のお礼に対するメールはした方が良い?
  • 応募してから返信がない場合には?

など気になるポイントごとに解説していきます。

teacher
初めての転職の方やメールの返信に自信がない方は、転職活動を始める前にしっかりとメール返信の基礎を学んでおきましょう。

転職活動を始める前に知っておきたい転職サイトのメールの基本マナー

転職活動は基本的にメールでのやりとりが多い

転職活動で履歴書の書き方や面接などに向けて準備をする方も多いと思いますが、転職サイトのメールの基本的なマナーをしっかりとおさえていますか?

man
メールの返信なんてそんなに重要ではないんじゃないの?

と思ってしまいがちですが、転職活動では応募から面接までは基本的にメールでのやり取りが多く、メールの返信の仕方をおさえておく必要があります。

  • どれだけ相手を意識してメールを送れているのか
  • 基本的なビジネスマナーを理解しているのか

など、直接選考には関係がないところでも、転職者の人柄やマナーを見られていることもあります。

営業や事務、経理など、業務上でもメールを利用してコミュニケーションをとるところも多くなってきているため、メールでのコミュニケーション能力もこれからの転職には必須と言えます。
そのため、まずは転職サイトでのメールの基本マナーについて知っておきましょう。

メールの基本マナー

転職サイトでも通常のメールでも基本的なマナーは変わりません。

メールの基本マナーとして、7つのポイントがあります。

  1. 返信はなるべく24時間以内に
  2. 社名・担当者名は正式に
  3. 件名は分かりやすく
  4. 誤字脱字には要注意
  5. 署名は必ず入れておく
  6. ビジネス用メールは必須
  7. メール文面は読みやすさを意識

それではまず1つ1つのポイントを見ていきましょう。

1.返信はなるべく24時間以内に

返信はなるべく24時間以内にするのがマナーと言えます。

企業の採用担当者は、求人の募集が掲載されると同時に多くの転職者にメールを送り、選考を行っています。

そのため、あまりにもメールの返信が遅くなってしまうと、他の転職者のスケジュールで埋まってしまったり、場合によってはすでにある程度の選考が進み、募集を締め切られてしまうことも考えられます。

転職者のプロフィールを見た時点で、担当者はある程度転職者の優先順位をつけている場合も多いですが、「返信が遅い=志望度が低い」とみなされ、選考を行う前にマイナスイメージとなってしまうことも。

返信は24時間以内を心がけ、返信が遅くなってしまう場合には、きちんとその旨を伝えるようにしましょう。

また、休日をはさむ場合にも注意が必要です。

企業にもよりますが、メールが職場のパソコンでしか見れない場合もありますが、社用携帯でいつでもメールを確認できる場合があります。

man
24時間以内に返さなきゃ!

と焦ってメールを返してしまうことで、採用担当者の負担になってしまうこともあります。

メールは基本的に就業時間内に送ることを心がけ、休日の連絡は避けるようにしましょう。

ただ、企業によっては休日も選考を進めているところもあります。

その場合、他の転職者の選考が進んでしまい、不利になってしまうこともあるため、企業側の返信タイミングや就業時間などが分かる場合には事前に確認しておくと良いでしょう。

2.社名・担当者名は正式に

応募した企業の社名や担当者名は正式に記載するようにしましょう。
よくあるNG例が(株)など略して書いてしまうことです。

企業によっては最後の署名欄に略して記載しているところもありますが、それを真似し略してしまうのは失礼にあたります。

これから入社するかもしれない企業名だからこそ、正式名称できちんと書いておきましょう。

また、採用担当者が誰かわかっている場合には、「人事担当 〇〇様」など、担当者名をきちんと記載することも大切です。

担当者名が分からない場合には、「採用ご担当様」などとしておき、担当者名が判明した時点で書き換えるようにしておくと良いでしょう。

3.件名は分かりやすく

採用担当者は1日に何通ものメールを見ています。

そのため、件名は誰がどんな用件で連絡してきたのか分かるように記載するのが正解です。

自分からメールを送る際には、「用件(名前)」を入れておくと良いでしょう。

また、企業からのメールを返信する際には「Re:」を消さずに、そのままの件名で返信することもポイントです。

よく「Re:」を消してしまったり、件名をわざわざ変えてしまう方もいますが、企業側が一目見て、「この内容に対する返信が来た」と分かるのがベストです。

件名を変えてしまうと、何のために送られたメールなのかが逆に分かりづらくなるので、気をつけましょう。

4.誤字脱字には要注意

当然のことながら、誤字・脱字には要注意です。

転職サイトでは携帯から簡単に求人の応募ができ、メールの返信ができてしまいますが、いつでも返せるからこそ、気が緩みやすいもの。

  • 不自然な敬語を使っていないか?
  • 誤変換がないか?

など、メールを見直すクセをつけましょう。

特に今後業務で取引先にメールを送る機会がある方は要注意です。選考の一環として、メールのマナーを見ている可能性も十分あります。

メール1つで信用を失ってしまうこともないとは言い切れません。

メールや文章を見直すクセをつけておくと、いざというときにもミスをしにくくなるため、普段から意識しておくと良いでしょう。

5.署名は必ず入れる

メールの文末には署名を忘れずに入れておきましょう。

転職サイトでは必要ないと思いがちですが、署名を入れることはメールの基本マナーです。

きちんと正式な形で送ることで、好印象に映ることもあります。

この時、現在勤めている会社名を入れる必要はありません。

man
いつものクセで会社名を入れてしまった・・・
会社名を入れて焦った・・・なんてことにならないように、署名のテンプレートを作成しておくことをおすすめします。

6.ビジネス用メールは必須

注意したいのが、使用するメールアドレスです。

転職サイトに届いたメッセージは登録したメールアドレスに通知が来ます。

私的なメールアドレスを使っていると、連絡が混ざってしまい、重要なメールを見逃す可能性が高くなります。
また、選考を進める中で、自分のメールアドレスを使ってやり取りを行う場合もあります。メールアドレスは個人的に使っているものよりも、フリーアドレスを使った方が良いでしょう。

メールアドレス自体で評価が変わることはあまりありませんが、「love」などの言葉や好きなアーティスト名などが入っていると、幼稚な印象を与えてしまいます

また、複雑なメールアドレスもNGです。特に面接後の結果を送る際に使用する場合、面接中に口頭でメールアドレスを確認されることもあります。

採用担当者が送りづらいメールアドレスは避け、なるべくビジネス用にシンプルなメールアドレスを取得しておくと良いでしょう。

7.メール文面は読みやすさを意識

メール文面は読みやすさを意識しましょう。

長々とあいさつ文が続いたり、改行があまりにもないと、メールの内容が分かりにくく、読み飛ばされてしまう可能性もあります。

改行を適宜入れつつ、簡潔にまとめることも大切です。

相手を意識した文章を書けているかが重要

メールの基本マナーのポイントを7つ挙げてきましたが、共通して言えることは、「相手を意識してメールの文章を書けているか」というところにあります。

採用担当者は1日に何通ものメールを確認し、転職者とやり取りをしています。

分かりづらいメールを送ってしまうと、その分採用担当者の時間を奪ってしまうことにもなります。

そのため、常に相手を意識したメールを心がけることが何よりも大切です。

メールを読み返すときには、

  • 自分自身がこのメールをもらったらどう思うか
  • メールの内容がすぐにわかるようになっているか

などのポイントを意識して、客観的に文章をチェックするようにしましょう。

転職サイトごとにメールの形式も異なる

ここまでメールの基本的なマナーを解説しましたが、実は転職サイトごとにメッセージの形式が異なります

たとえば、マイナビ転職では従来のメール機能と同じく1つ1つメールを開封するようになっていますが、エン転職ではLINEなどのように、画面をスクロールすれば今までやり取りしてきたメールの内容をまとめて確認することができます。

Webサイトだけでなく、専用アプリで簡単にメッセージの送受信ができるようになっているところもあるため、利用している転職サイトに合わせてメッセージの形式が変わるということも理解しておきましょう。

→利用をおすすめする転職サイトランキングはこちら

おさえておくべき!パターン別メール返信例文集

man
具体的にどんなメールを送ればいいの?
teacher
送りたいメールの内容によっても異なります。ここからは、基本のメール構成とパターン別のメール返信例を解説します。

基本のメール構成

まずはメールの基本マナーに基づいたメールの構成を確認しておきましょう。

メールの基本構成は

  1. 件名
  2. 宛先
  3. あいさつ文
  4. 本題
  5. 締めの言葉
  6. 署名

の6つです。

宛先、あいさつ文、締めの言葉、署名などは基本的にどんなメールでも変わらないことが多いため、テンプレート文を作っておくと、メールの返信で困らずに済みます。

この基本のメール構成をもとに、それぞれのパターンにあわせたメール例文を解説します。

1.応募返信メール

応募した際に、採用担当者からお礼のメールや今後の流れを伝えるメールが届くことがあります。

応募のお礼などのメールへの返信は基本的に「任意」です。

お礼メールは一般的にテンプレートが決まっていることが多く、採用担当者が「確かに応募を確認しました」という意味合いで送っていることが多いのです。

そのため、メールを返さなくてもその後の選考で不利になるということはありません。

メールを返した方が

  • 「気遣いができる」
  • 「ビジネスマナーが備わっている」

と好印象になる場合もあります。

しかし、採用担当者は1日に何人もの転職者とやり取りを行っているため、1つでもメールの確認を減らしたいと考えていることも。

そこで逆にメールの返信をしてしまうことで、余分な確認を増やしてしまう可能性もあるのです。
つまり、採用担当者の考え方によって応募確認の返信メールも異なるため、余裕があれば返す程度にとらえておいて問題ないでしょう。
応募返信メールの例文

「ご確認いただき、ありがとうございます。書類選考の件、承知しました。お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。」

ポイント

返信の内容も簡単にでOK。「確かにメールを受け取りました」という気持ちが伝わればよいので、そこまで構えすぎずメールを返信するようにしましょう。

2.面接日調整メール

書類選考が終わり、面接日を決めるメールが届く際、企業から面接予定日を提示される場合と、転職者に面接希望日を送る場合があります。

それぞれのパターンにあわせてメールの例文を確認しておきましょう。
企業からから面接予定日を提示された場合

この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。ご提示いただいた下記日時にお伺いいたします。

〇〇月〇〇日(〇曜日)〇〇時

ご多忙の中、面接日のご調整いただき、誠にありがとうございます。当日の持ち物なども承知しました。当日は何卒よろしくお願いいたします。

転職者から面接日を提示する場合

この度は、書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。面接の希望日程をお送りいたします。

【1】〇〇月〇〇日(〇曜日)〇時~〇時

【2】〇〇月〇〇日(〇曜日)〇時~〇時

【3】〇〇月〇〇日(〇曜日)〇時~〇時

以上、ご確認の上、ご調整いただけますと幸いです。

ポイント

どちらにも共通することが、日時を分かりやすく記載すること。自分から提示する場合には、面接日時を複数提示することも大切です。

3.問い合わせメール

書類選考の結果は通常1週間程度で知らされます。

1週間経っても連絡がない場合には問い合わせをすることもできますが、その前に書類選考から面接までのフローが求人に書かれていないかを確認しておきましょう。

企業によっては、書類選考で落ちてしまった場合にはメールを送ってこないところもあります。

一般的に優先して選考を行いたい転職者には1日、2日と早い段階で連絡が来ることが多いため、1週間経っても連絡がこないということは落ちている可能性が高いと言えます。
応募フローを確認した上で、気になる場合には問い合わせをしましょう。
問い合わせメール例文

〇月〇日に貴社の求人に応募させていただきました〇〇と申します。

恐れ入りますが、選考の結果はいつまでにお知らせいただけますでしょうか?目安などございましたら、教えていただけますと幸いです。

お手数をおかけし恐縮ですが、ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。

ある程度のマナーさえ守っていればOK

メールの例文をご紹介しましたが、敬語や文例を意識するあまり、二重敬語になってしまったり、明らかにテンプレートだとわかる文面を送ってしまう方もいます。

もちろん形式を意識することも大切ですが、あまりかたくなりすぎず、ある程度のマナーさえおさえておけば、採用担当者にきちんと気持ちを伝えることができます。

自分の言葉で返した方がかえって丁寧さや一生懸命さが伝わることもあります。

格式ばかりにとらわれるのではなく、マナーを守った上で、自分なりに返信すると良いでしょう。

転職の応募に関するQ&A

応募返信メールで印象はどのくらい変わる?

man
企業から来たメールには絶対返さなきゃ!

と思う方もいますが、採用担当者側はあまり気にしていないこともあります。

返信しなきゃと思うあまり、かえって変なメールを送ってしまうと、逆に印象を悪くしてしまうことも・・・。
重要なメールを取りこぼさないように注意しておけば、応募に関するメールの返信にはそこまでこだわる必要はないと言えるでしょう。

選考辞退や面接欠席はメールで大丈夫?

選考辞退や面接欠席の連絡は電話で行うのがマナーです。

選考が進んでしまっている以上、途中で選考を辞退する場合には、企業に迷惑がかかる可能性もあるため、電話できちんと伝えるようにしましょう。

もし電話がつながらない場合にはメールにて、電話で連絡した旨を伝えることも大切です。
いずれにしろ、なるべく早いタイミングで伝えた方が良いため、企業への連絡を忘れていた!とならないよう注意しましょう。

就業時間内にメールが送れない場合には?

就業時間内にメールの返信が難しい場合には、一言添えた上でメールを送るようにしましょう。
在職中でメールのなかなか返信ができない方もいますが、無理して返信するとかえってミスが増えてしまうものです。

「就業時間外のご連絡となり、大変申し訳ありません」と一言添えて連絡することで担当者からの印象も変わります。

深夜や早朝などあまりにも常識外れな時間でない限り、採用担当者も了承してくれる場合が多いので、配慮をしつつ、きちんと返信することが重要です。

まとめ

転職サイトでの応募後のやり取りは基本的にメールで行うことが多いです。

そのため、まずは基本的なメールのマナーをおさえておくことが重要です。
  1. 返信はなるべく24時間以内に
  2. 社名・担当者名は正式に
  3. 件名は分かりやすく
  4. 誤字脱字には要注意
  5. 署名は必ず入れておく
  6. ビジネス用メールは必須
  7. メール文面は読みやすさを意識
7つのポイントをおさえ、採用担当者が読みやすいメールを心がけましょう。

また、応募の返信メールや面接調整のメールなど、送る内容によってもおさえるべきポイントが異なります。

teacher
それぞれの例文を参考に、選考までのやり取りを円滑に進めましょう。

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